Mit SAP Cloud ERP und unserem Partner BA Business Advice haben wir die Umstellung auf automatisierte Konfigurationen und integrierte Prozesse in nur acht Monaten geschafft.
Holz oder Aluminium, freistehend oder angebaut, mit Seitenwänden oder Rundum-Verglasung: Wer bei uns eine Terrassenüberdachung kauft, hat viele Entscheidungen zu treffen. Allein für eine Kategorie unserer Terrassenüberdachungen ergeben sich rund 3,6 Millionen mögliche Varianten – individuelle Größenmaße noch nicht mitgerechnet.
Als etablierter Direkt- und Online-Anbieter für Terrassenüberdachungen aus Holz und Aluminium, Carports und Gartenhäuser im deutschsprachigen Raum sind wir in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Diese Millionen Produktvarianten, unser rasantes Wachstum und mehrere parallel laufende IT-Systeme machten deutlich: Wir brauchten eine Lösung, die alle unsere Prozesse steuert.
Wachstum als Auslöser für den Wandel
In den vergangenen Jahren sind wir deutlich gewachsen – sowohl im stationären Geschäft mit Ausstellung und Beratung als auch im Online-Vertrieb. Mit diesem Wachstum sind auch unsere internen Anforderungen gestiegen: mehr Bestellungen, mehr Variantenkombinationen, mehr Schnittstellen zu Marktplätzen wie Amazon und zu unserem eigenen Onlineshop. Über Jahre hinweg hatten wir dafür mehrere separate Systeme im Einsatz, die zum Teil manuell miteinander abgeglichen werden mussten. Medienbrüche, doppelte Datenpflege und zeitaufwändige Abstimmungen zwischen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Logistik gehörten für unser Team lange zum Alltag. Spätestens als sich abzeichnete, dass unser Wachstumstempo mit den bestehenden Strukturen kaum noch abzubilden war, wurde klar: Wir brauchten einen echten Systemwechsel, keine weitere Insellösung.
Die Auswahl: eine Plattform für Vertrieb bis Logistik
Uns war schnell klar, dass weder eine reine Branchenlösung noch eine klassische Handelslösung unseren Anforderungen gerecht werden würde. Wir haben deshalb nach einer Plattform gesucht, die sämtliche Prozesse von Vertrieb bis Logistik durchgängig abdeckt und gleichzeitig unsere branchenspezifischen Anforderungen versteht. Nach der Prüfung mehrerer Systeme haben wir uns für SAP Cloud ERP entschieden.
Acht Monate Projektlaufzeit – ein straffer Zeitplan
Dass wir die Umstellung in nur acht Monaten realisiert haben, war für ein Unternehmen unserer Größe ambitioniert. Möglich wurde das durch eine enge Zusammenarbeit zwischen unserem internen Projektteam und BA Business Advice als Implementierungspartner. Statt die Einführung als reines IT-Projekt zu behandeln, haben wir von Anfang an Kolleginnen und Kollegen aus Vertrieb, Einkauf, Arbeitsvorbereitung und Logistik eingebunden. Nur so ließ sich sicherstellen, dass die neuen Prozesse tatsächlich zum Tagesgeschäft passen und nicht nur auf dem Papier funktionieren. Parallel zur technischen Umsetzung haben wir unsere Teams in mehreren Schulungsrunden auf die neue Systemumgebung vorbereitet, damit der Übergang im laufenden Betrieb möglichst reibungslos verlief.
Stammdatenbereinigung als Basis
SAP Cloud ERP stellt uns mehr als 700 Stammdatenfelder zur Verfügung – die Grundlage für alle Folgeprozesse, Analysen und Kennzahlen. Die Bereinigung unserer Stammdaten war aufwändiger als ursprünglich geplant, unser Team hat das mit viel Einsatz gemeistert.
Shopify in Echtzeit angebunden
Für uns stand von Anfang an fest, dass unser Webshop in Echtzeit an SAP Cloud ERP angebunden sein muss. Gemeinsam mit BA Business Advice haben wir dafür eine maßgeschneiderte Schnittstellenlösung entwickelt, die präzise auf unsere Prozesse zugeschnitten ist.
Variantenkonfiguration halbiert unseren Bearbeitungsaufwand
Früher haben wir die Arbeitsvorbereitung vollständig manuell durchgeführt. Heute konfiguriert die Variantenkonfiguration (AVC) unsere Aufträge bereits im Vertrieb oder direkt im Onlineshop vollständig durch – eine manuelle Nachbearbeitung entfällt. Dadurch hat sich die Zahl der Aufträge, die in der Arbeitsvorbereitung bearbeitet werden müssen, halbiert. Bei unseren sogenannten Fast-Lane-Aufträgen – alle Amazon-Bestellungen, die vollautomatisch vom Eingang bis zur Logistik laufen – ist der administrative Aufwand sogar um 90 Prozent gesunken. Auch im Einkauf bestellen wir heute gebündelt statt einzeln.
Was sich für unsere Kunden ändert
Auch wenn die Umstellung in erster Linie unsere internen Abläufe betrifft, spüren unsere Kundinnen und Kunden die Auswirkungen direkt: Weil Aufträge heute automatisch und schneller durch unsere Systeme laufen, verkürzen sich Bearbeitungs- und Reaktionszeiten spürbar. Anfragen zu individuell konfigurierten Terrassenüberdachungen, Carports oder Gartenhäusern lassen sich schneller in ein verbindliches Angebot überführen, und auch im Bestellprozess über unseren Onlineshop merken Kundinnen und Kunden von der komplexen Systemlandschaft im Hintergrund nichts mehr – sie bekommen einfach eine zuverlässige, durchgängige Kauferfahrung.
Erfahrungsaustausch mit der SAP-Community
Unsere Erfahrungen aus dem Projekt haben wir bereits mit anderen mittelständischen Unternehmen geteilt: Gemeinsam mit BA Business Advice haben wir unseren Umstieg auf SAP S/4HANA Public Cloud unter anderem auf dem DSAG-Jahreskongress vorgestellt – mit Einblicken in die Einführung der Variantenkonfiguration, die Anbindung unserer Online-Plattformen und das Change Management, das ein Projekt dieser Größenordnung im Mittelstand erfordert. Für uns war das ein bewusster Schritt: Wir wissen, dass viele Unternehmen in unserer Branche vor ganz ähnlichen Herausforderungen stehen, und geben unsere Erfahrungen – auch die schwierigeren Phasen des Projekts – deshalb offen weiter.
Wie es weitergeht
Unsere nächsten Schritte stehen bereits fest: Wir arbeiten an der Einführung von SAP Joule und an KI-gestützter Prozessautomatisierung. Ziel ist es, Variantenkonfigurationen künftig direkt aus Kundenanfragen per KI ableiten zu können – etwa wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Terrassenüberdachung in freier Beschreibung anfragt und daraus automatisch eine passende, technisch korrekte Konfiguration entsteht. Damit wollen wir den nächsten Schritt gehen: weg von der reinen Prozessautomatisierung hin zu einer intelligenten Unterstützung, die unser Vertriebsteam im Tagesgeschäft spürbar entlastet.
Für uns ist die Umstellung auf SAP Cloud ERP damit kein abgeschlossenes Projekt, sondern die Basis für die nächste Wachstumsphase von steda. Mit einer stabilen, durchgängigen Systemlandschaft im Hintergrund können wir uns künftig stärker auf das konzentrieren, was uns als Unternehmen ausmacht: individuelle Beratung, hochwertige Produkte und ein Einkaufserlebnis, auf das sich unsere Kundinnen und Kunden verlassen können.
Teil der SAP Success-Story
Umso mehr freut es uns natürlich, dass die SAP über unser gemeinsames Projekt eine Success Story veröffentlicht hat. Der gesamte Umfang des Projektes kann im Newsroom der SAP in vollem Umfang nachgelesen werden.
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